行政書士の実務　契約書の作成

契約書などの重要な文書については、ビジネス文書ソフトなどを使って書き出すだけで済ませるのは危険です。自社に有利な条項もあれば、不利な条項も含まれているわけですから、個々の条項を正確に把握した上で、契約書を作成したり、相手から受け取った契約書を読んでいく必要があります。

契約書　契約の基本10　契約書の取り扱い（開業希望者必見！行政書士の実務メモ）

契約書は2通作成する
通常、契約書は、2通作成します。
契約書の末尾にも、「この契約の成立を称するために、本証書二通を作成し、甲乙各自署名押印の上、各一通を保有する」と記載して、契約当事者がそれぞれ、一通ずつ保管するのが通例です。また、保証人等が加わる場合は、保証人の分も作成します。

では、なぜ、契約書を2通作成するのでしょうか。
契約は、そもそも、契約書がなくても、有効に成立するものですし、わざわざ、2通も作成しなくていいじゃないかとも思えますよね。契約書を作成すると、契約の存在、内容を証明する文書として、収入印紙を貼らなければなりませんから、2通も作成すると、余計な印紙税を払うことになり損です。

しかし、印紙税を払ってでも、契約当事者の分だけ契約書を作成することには、二つの意味があります。

１、契約書の改ざんを防止する。
契約書を一方のみが保有していると、その当事者が後で、契約書の内容を都合のよいように書き換えてしまうかもしれません。後で、トラブルになったときに、書き換えたものだとか、最初の文章と違うといっても、比較対照するものがなければ、水掛け論になってしまい、結局、書き換えたほうが優位になってしまうということになりかねません。
両当事者が、お互いに、一通ずつ保有していれば、後で書き換えたとしても、違いが一目瞭然になります。

２、対等な契約であることを印象付ける
お互いに、契約書を1通ずつ保有しているということは、対等な契約関係にあることを印象付ける意味があります。
もしも、一方当事者のみ、契約書を保有しているというような場合は、後でトラブルになり、裁判になった場合でも、対等な契約ではないという心証をもたれてしまいかねません。
契約を履行する際には、お互いに契約書を手元においておき、契約書の趣旨に従って、行為をすることになるわけですから、一方当事者しか、契約書を有していないのでは、契約書の内容どおりの行為をすることはできませんし、契約書を有していない相手に対して、契約履行の義務違反を責めるというのは、信義則にも反するといえます。
ですから、お互いに契約書を保有することで、対等な関係にあることを印象付けるとともに、義務違反があった場合にも、契約書を示しながら、義務違反を追及できるようにしておくという意味もあります。



契約書の保管
重要な契約書については、保管にも注意しなければなりません。滅失するようなことは、ありえないことです。
まず、契約書を持ち帰ったら、鮮明なコピーを作成します。万が一、契約書の原本を滅失したとしても、その代用となりうるくらい鮮明なコピーを作成します。その後、原本については、大事に金庫に保管したり、銀行等の貸し金庫に預けるようにします。
そして、普段、契約書等の文言を確認する際は、コピーしたものを利用するようにするのが、最も、賢明な保管方法です。



契約書を保管しておかなければならない期間は
通常の商品売買契約書については、契約が終了すれば、破棄してしまってもかまいません。しかし、重要な財産の売買契約書については、最低でも5年くらいは保管しておくのが望ましいでしょう。特に、土地の売買契約書については、一生のうちに何度も売買するものではありませんから、一生保管しておくのが望ましいと思います。
後で、「あの契約は、なかったことにする」だとか、「土地を売る契約をした覚えはない。担保として入れただけだから、返してくれ」というようなことを言われてしまったとすれば、契約書がなければ、売買契約があったことを立証できないということになりかねません。



以上、今日は、契約書の取り扱いという話でした。



※契約書の実務に関わりたい方へ

契約書の実務では、民法を始めとした民事法の知識が必要です。民法はもちろんのこと、消費者法関係などの特別法や民事訴訟法などの裁判手続に関する知識も必要です。

契約書は、いざという時は、裁判等において、重要な証拠となるものです。そのため、裁判になった場合に役に立つ契約書の文案や活用方法を熟知しておく必要があります。

行政書士試験の民法では高度なレベルの知識は問われません。

そのため、行政書士試験に合格できたというだけでは、契約書の実務に必要な知識は備わりません。最低でも、司法書士試験に合格できるレベルの知識を身につける必要があります。

契約書の実務は行政書士でもできますが、行政書士試験に合格した後も、引き続き、司法書士試験の勉強をするなどして、より高度な知識を身に付けるようにしましょう。

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